WEB広告代理店の日々のレポート作成業務を紹介!

レポート作成は広告代理店が広告主に広告の成果を報告する作業になります。インターネット広告においては日々の広告の成果がリアルタイムに詳細に把握できるため、成果を定期的にまとめて広告主に報告する作業が頻繁に発生します。

インターネット以外の広告であれば広告の成果を把握するためにアンケート調査を行ったり、別の指標を元に効果を図る必要がでてくるため、月に1回や一連のキャンペーン終了後などに一度レポートを提出する場合が多いですが、ネット広告の場合は週1回程度のペースで報告することが一般的になっており、日々の業務の中で多くの時間を費やします。

また1案件で活用する媒体の数や確認できる成果指標も増えてきていることからレポート作成に関わる業務量の多さが問題になるケースもあります。

今回はネット広告代理店の日々の業務で重要となるレポート作成の実態について説明します。

レポート作成業務の実際

サポートや地方のニアショアなどの定型作業を中心に行う人が作成することが一般的です。 決まった期日に事前に決められたエクセルフォーマット等に媒体管理画面から数値をダウンロードしてコピー&ペーストしていきます。

1つの案件でも複数の媒体を活用することが一般的で、媒体によって管理画面やデータの出力に下がる為、各媒体の仕様を理解して作業する必要があります。

通常、週の初めや月初の報告が一般的な為、どの案件も作業が月曜日や月初に集中する為、一度に大量のレポートを作成する必要があります。

ただレポート作成では誤った数値を報告しない正確性が求められるため、短時間での正確性が求められる作業になります。

レポートを作成し終えた後はサポートや広告運用者がダブルチェックを行い営業に提出します。複数の運用担当者がいる場合などは各自が作成したレポートを統合する必要もでてきます。

作成して作業完了ではなく、レポートの数値から現状を把握して課題があれば解決策を考え実行することが本来の目的の為、そこから運用担当者はレポートを読み解き改善策を実施します。

案件によってはレポートから読み取れることや改善策を別途資料にまとめてレポートと共に報告する場合もあります。

目的を考えた設計が重要

レポートを作成する時、どういった指標でレポートを作成するかを考える必要があります。最初に作成したフォーマットを元に、定期的にレポートを作成していきます。

その際に、できるだけ詳細な分析がしやすいように細かく多くの指標で様々な数値をレポートしたいという多く人もいます。ただデメリットとして作成に多くの時間がかかってしまうこと以外にも、運用上のポイントがわかりずらくなってしまう点もあります。

例えば、顕在層と潜在層の2つの指標で成果を追っている案件で、それ以上に細かい媒体ごとの広告キャンペーンごとにレポートを出していては肝心な知りたい数値を更に再度計算する必要がでてきますし、必要な情報以外が載っていると単純にわかりにくいというデメリットもでてきます。

フォーマット作成時にはクライアントや運用担当者、時にはサポートなどの作成者も含め、案件の目的にそった必要最低限の要素は何なのかということを検討する必要がでてきます。

レポート自動作成ツール

レポート作成時間の増大が問題になっている中で、その解決策を提供するサービスもでてきています。

EVERRISE社の運用型広告レポート自動作成ツール「アドレポ」をはじめ、ATARA社の「glu」などがサービス提供企業となります。

レポート自動作成ツールは事前に設定さえしておけば、その名の通りツールが自動で複数の異なる広告媒体から指定の期間の数値をダウンロードし、こちらの用意したレポートフォーマットにそってレポートを作成してくれます。

例えば、ツール導入により1つのレポート作成に30分かかっていたのが3分程度に短縮することができる。(3分というのは、こちらの設定ミスなどを回避するため、定期的に実際の広告管理画面の数値と差が無いか目視で確認する作業や運用担当者や営業などに連携する作業時間)

初期の設定作業には時間がかかるが、レポート作成者はツールの設定方法さえ理解してしまえば、日々のレポート作成時間を大幅に削減し、他の業務に時間を割くことができるようになります。

レポート作成作業が無くなる Google データポータルの活用

自動作成ツールにより大幅に時間短縮が実現しましたが、それでもまだレポートをダウンロードして広告主に連携する作業は発生してきます。

またいつものレポートとは違う数値を提出する必要が出た際には、フォーマットを変更し手動でレポートを作成する必要がでてきます。

それらの作業さえも無くしてしまえる方法が出てきました。

それは Google データポータルを活用することで実現できます。

Googleデータポータルはグーグルが提供するBIサービスで、膨大なデータを収集、蓄積、分析、報告することでビジネスの意思決定に役立てることができます。WEB広告に置き換えると、様々なレポート作成が誰にでも簡単に直感的な操作で行え、そのレポートもビジュアライズされたとても分かりやすいレポートとなっています。

使い方としてはGoogleデータポータル上で予めレポートフォーマットの設定を行い、その管理画面を広告主に共有します。広告主はいつでも設定済みの基本レポートを見ることができるだけでなく、必要に応じて自分の見たい情報を得ることができます。

昨日のデータや先月のデータなど期間も広告主が好きなように設定することができます。

Google以外の情報も金額以外は自動連携することができますし、金額も現在では手動でインポートすることで反映させることができます。

デメリットとしては広告の数値や費用が広告主に全て知られてしまうことだが、それ以上にレポートの工数が大幅に削減することができる為、より上流の改善策に多くの時間を費やせるようになります。

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